Cos’è: un sistema evoluto di gestione documenti che, oltre all’archiviazione, consente la ricerca veloce all’interno di tutto il testo dei documenti, anche quelli frutto di scansione/copia ottica.

Gerarchizzazione: il sistema prevede una gerarchia di documenti a due livelli: gruppi di documenti e documenti singoli. Un gruppo di documenti (primo livello) ad esempio può essere un progetto (es. il lancio di un nuovo prodotto) che include al suo interno (secondo livello) tutta una serie di documenti singoli (es. il brief iniziale, la scheda di descrizione del prodotto, le specifiche tecniche, il manuale utente).
Il gruppo di documenti ha delle caratteristiche (es. data inizio e fine, nome del prodotto, responsabile del progetto, membri del team, regioni di commercializzazione) che ogni documento eredita. Ogni singolo documento disporrà inoltre di caratteristiche proprie (il nome, il tipo, la data di emissione, la revisione, etc.)

Motore di indicizzazione: il sistema è dotato un motore di indicizzazione dei testi e dei dati associati ai documenti e ai gruppi di documenti che consente di eseguire ricerche rapide, efficaci ed esaustive. Ad es. si può cercare la lista dei documenti che contengono la parola ‘scouting’ e la parola ‘concorrenza’, che preferibilmente contengono anche ‘Europa’, e appartengono a progetti commercializzati in Asia dal 2009 al 2011. Il sistema in una frazione di secondo propone i documenti che rispondono a questi criteri, ordinati in modo intelligente (prima quelli semanticamente più pertinenti).

Displaying: per ogni documento rispondente ai criteri, il sistema esibisce un estratto della frase in cui ha trovato la corrispondenza, la pagina in cui si trova e un link per aprire il documento relativo alla pagina corretta, in modo da poter leggere il paragrafo o fare un copia-incolla in altri documenti.

Selezione: il sistema permette anche una navigazione ‘classica’ tra i gruppi di documenti e la lista di tutti i documenti, anche in questo caso permettendo una selezione di tipo ‘filtro’, utile a identificare rapidamente quelli che si desiderano. Mano a mano che si digita il filtro, a ogni inserimento di un nuovo carattere, il sistema immediatamente seleziona la lista di tutti i documenti proponendo solo quelli che nel titolo o in un altro metadato associato (data, regione, responsabile, etc.) contiene la parola fino a quel momento digitata.

OCR integrato: Il sistema gestisce documenti PDF, searchable e non, grazie a un sistema di riconoscimento ottico del testo (OCR) integrato nel sistema. Si possono inserire documenti PDF frutto di una scansione o copia ottica dell’originale: il sistema li trasforma automaticamente in documenti digitali indicizzabili con il testo estratto. Dai PDF risultanti si può anche selezionare il testo, copiarlo e incollarlo in altri documenti digitali.

Personalizzazione: il sistema è personalizzabile rispetto ai metadati che si vogliono associare ai gruppi di documenti e al documento singolo, in modo da conformarsi al massimo all’ambito di interesse del cliente. In questo modo è possibile eseguire la gestione documentale tanto di uno studio di avvocati (ad esempio per ricercare casi simili in cause precedentemente gestite dallo studio o da altri) quanto di un consorzio edile (ad esempio per ricercare soluzioni progettuali e realizzative già adottate in progetti precedenti, in bandi pubblici di altre aziende, etc.) e altro…

Optional 1: è possibile implementare un sistema di acquisizione dei documenti da fotocopiatrice/scanner collegato al sistema, in modo da liberarsi definitivamente degli archivi cartacei

Optional 2: è possibile implementare moduli che consentono la gestione di qualsiasi formato digitale di documento: Word, PowerPoint, Excel, ecc.